Los Reportes no se hacen! Se diseñan y se actualizan

Los Reportes no se hacen! Se diseñan y se actualizan

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Creo que debo contactar a la Real Academia Española para prohibir que se pueda conjugar el verbo "Hacer" con el sustantivo "Reporte". Creo que este cambio debería afectar también a la función de corrección automática de word.

La metodología reinante actual requiere el constante proceso de bajar reportes o listados de uno o mas sistemas, pegarlos en un excel o similar, desatar la imaginación para definir una estrategia de limpieza de datos, filtrado, buscarv o similar, aplicar formato condicional y cuando no, aplicar macros para automatizar lo mas posible el proceso. Una vez terminado este proceso y haber enviado el reporte o "Análisis" por email, nos invaden emociones ambiguas.

Por un lado, la satisfacción del deber cumplido y por otro, la inexorable certeza de saber que en 30 días debemos volver a repetir exactamente los mismos pasos.

Esta metodología que acabo de describir implica incontables horas de trabajo y el inconmensurable costo de recibir a destiempo información que llegará indudablemente tarde para la toma de decisiones de nuestro jefe o gerente.

¿Que han pensado quienes tienen la responsabilidad de encontrar soluciones a estos problemas?

Desde hace mas de 15 años los proveedores de software desarrollaron programas que diseñan reportes y luego se actualizan, incluso automáticamente, sin mencionar que se distribuye su contenido por medios mas seguros y sin intervención del analista.

Las buenas prácticas indican que el proceso profesional de hacer que los reportes lleguen en tiempo y forma a quienes deben tomar decisiones con ellos es el siguiente:

El reporte se diseña por parte del analista con la anuencia de quien consume la información generada, este proceso debe hacerse a conciencia y puede tomar hasta un día de trabajo (Esto es en media, dependiendo de la complejidad de los indicadores necesarios a veces se requiere mas tiempo).

Una vez diseñado, el reporte se distribuye de manera segura ya que es posible colgarlo en la intranet de la empresa o en un sitio donde su acceso sea hecho solamente por las personas adecuadas.

Cada vez que un usuario desee ver la información actiualizada solamente deberá entrar a esa página, seleccionar los parámetros deseados (puede ser Mes, Año y Sucursal) y los datos se actualizarán automáticamente.

Incluso hay programas de esta familia que envían el reporte de cada mes (semana o día) de manera automática e incluso, en sus versiones mas completas avisan en caso de que un indicador se aparte "significativamente" de un valor predeterminado.

¿Qué se necesita para poder hacer este tipo de reportes?

Solamente debemos realizar un curso (de no mas de 40 hs) para realizar el diseño y luego, podremos usar las horas que nos sobren analizando la información, actividad que si genera valor a nuestra organización y será muy apreciado en nuestro cargo.